同僚や友人に電子メールを一斉送信したい。でも、みんな同じ「各位」で始まる文面では、事務的な印象がぬぐえない。手紙のように、あて先に応じて、メール本文に相手の名前を入れることができれば、受け取った側も親近感がわくはず。簡単設定で一斉送信を助けてくれる「同報＠メール５」を試した。（増田弘治）
STEP１ 住所録は「エクセル」でソフトのインストールが完了したら、まずはシステムを設定しよう。画面上にある「システム設定」ボタンを押すと「初期設定ウィザード」が立ち上がるので、指示に沿って作業をすればよい。
メールアドレスやパスワード、送信情報の設定は、普段使っているメールソフトのものと同じ。「必須項目」欄に入力する。開封通知の要求、署名の作成もここで行う。
このソフトの強みは、マイクロソフトの表計算ソフト「エクセル」で作った住所録を読み込めば、送信先リストを簡単に作成できること。住所録はエクセル対応のファイル形式で作っておく。
STEP２ データをソフトへ移す次に、エクセルで作ったリストをソフトに移し替える作業を行う。「アドレス帳」の「個人情報一覧」画面にある「インポート」ボタンで作業に入ることができる。
ここで「分割データの項目への割り当て」画面まで進み、エクセルの住所録にある会社名や姓名、所属部署などを今回のソフトの項目に書き込む設定を行う。作業は下側の「割り当て」ボタンをクリックするだけでＯＫ。住所録データの移し替えが完了する。
次は、アドレス帳の「宛先編集」で送信先のリストを作る。抽出条件を決めて実行すると、リストが完成する。
STEP３ 個々のあて名を入力リストが整ったら、いよいよ送信作業。「新規メール」をクリックして「メール作成」画面を立ち上げる。「宛先」を押し、先ほど作った送信先リストを呼び出す。
次はこのソフトの最大の利点である個々の宛名の入力作業だ。
相手の所属部署や名前を文頭に入れる場合には、入力したい位置にマウスを合わせて右クリックする。画面に現れるメニューから、「名前」や「部署名」を選択すればよい。
あとは送信するだけ。送信エラーのリストを抽出することもでき、再送信の作業を行うのに便利だ。
同報＠メール５
大量のあて先に一斉にメールを送信できる。個人情報を登録したデータベースを作り、送信先の条件を指定すれば自動的に送ってくれる。大勢の顧客にメールマガジンを送るときに役立つ。個人情報もしっかり守れる。送り先に合わせて、相手の名前や本文の一部を差し替えるのも簡単だ。インクリメント・ピー 標準価格１万９８００円
Ｔｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄ２
セキュリティー機能が強化された無料のメールソフト。怪しいメールかどうかを判断し警告する機能や、使うたびに自動判別の精度が上がる迷惑メールフィルターが便利だ。http://mozilla.jp/thunderbird/（ＹＯＭＩＵＲＩ ＰＣ編集部）